Vad ska ett journalsystem innehålla?

När du driver en klinik är det viktigt att ha en översikt på alla dina kunder. Huruvida du driver en hudvårdsklinik eller en naprapatklinik ger dig ett journalsystem med kassalösningen full kontroll över din verksamhet. Men varför ska/behöver du använda ett journalsystem och vad innebär det?

Som ordet antyder är huvudfunktionen en journal – en plats där du anger viktig och ibland känslig information om kunden. Många människor tänker först och främst på den här funktionen när de tänker på ett journalsystem, men det kan bestå av så många andra viktiga element.

Ett journalsystem bör ha allt i ett. Detta underlättar det administrativa arbetet på kliniken och ger dig mer tid för dina kunder.

Journal som ger fullständig överblick📝

Ett journalsystem bör sedan självklart innehålla en journal. Alla kunder är olika, och du bör kunna ange personlig information så att du får en bättre överblick över dina enskilda kunder.

Med Hano har du enkel tillgång till journalen genom varje kund i kundregistret. I journalen kan du lägga upp foton och filer som ger dig en fullständig bild av varje kund. Genom att ha en journal för varje kund vet du exakt vad du behöver för varje behandling och hur progressionen har varit. Journalsystemet ska förenkla din arbetsdag genom att till exempel ange standardtexter (fraser) för att ge dig en effektiv och förenklad journalföring. Med möjligheten att skapa elektroniskt formulär som sänds krypterat för exempelvis hälsodeklarationer eller samtycken får du mer tid att tänka på andra viktiga uppgifter.

Fungerar journalsystemet för din bransch? Genom att skaffa en flexibel journal kan du se till att den passar dina behov. Journalsystemet bör ha funktioner som är särskilt anpassade till klinikens behov i form av till exempel kunna rita på bilder, markera med ikoner, formulär, behandling, utvärdering, historia, tester etc.

 

Utdrag från svensk Patientdatalag (2008:355)

6 §   En patientjournal ska innehålla de uppgifter som behövs för en god och säker vård av patienten.

Om uppgifterna finns tillgängliga, ska en patientjournal alltid innehålla
1. uppgift om patientens identitet,
2. väsentliga uppgifter om bakgrunden till vården,
3. uppgift om ställd diagnos och anledning till mera betydande åtgärder,
4. väsentliga uppgifter om vidtagna och planerade åtgärder,
5. uppgift om den information som lämnats till patienten, dennes vårdnadshavare och övriga närstående och om de ställningstaganden som gjorts i fråga om val av behandlingsalternativ och om möjligheten till en ny medicinsk bedömning, samt
6. uppgift om att en patient har beslutat att avstå från viss vård eller behandling.

Patientjournalen ska vidare innehålla uppgift om vem som har gjort en viss anteckning i journalen och när anteckningen gjordes. Lag (2014:827).

10 §   En journalanteckning ska, om det inte finns något synnerligt hinder, signeras av den som ansvarar för uppgiften.

Hanos journalsystem har utvecklats i samarbete med olika förbund.

Några av våra branscher: Hudvård, Fotterapeut, Osteopat, Naprapat, Sjukgymnast, Massör, Häst & Hund, Nutritionist och många fler.

Ett tryggt och säkert system🔐

När du arbetar med känslig hälsoinformation är det viktigt att ta säkerhet på allvar. Systemet måste följa svensk lag och uppfylla alla krav gällande rättigheter, säkerhet och förvaring. Kontinuerligt uppdatera interna rutiner på kliniken angående säkerhet är ett krav från socialstyrelsen.

Säkerhet gäller inte bara skyddet av själva informationen, utan även om något som kan påverka det på annat sätt. Börja brinna i serverrummet eller om din dator blir stulen, bör informationen fortfarande förvaras säkert. Med ett webbaserat system, har du tillgång till din information från var du än är och kan vara säker på att den information du anger om dina kunder skyddas och görs backup på. Hano använder sig utav två steg autentisering och sänder krypterade formulär vilket innebär att systemet följer Socialstyrelsens föreskrifter om journal på öppet nät.

 

Behandling av personuppgifter i öppna nät

15 § Om vårdgivaren använder öppna nät vid behandling av personuppgifter, ska denne ansvara för att

  1. överföring av uppgifterna görs på ett sådant sätt att inte obehöriga kan ta del av dem, och
  2. elektronisk åtkomst eller direktåtkomst till uppgifterna föregås av stark autentisering.
Definitionen för stark autentisering av Socialstyrelsen är «kontroll av uppgiven identitet på två olika sätt”. (ref. https://www.socialstyrelsen.se/regler-och-riktlinjer/foreskrifter-och-allmanna-rad/konsoliderade-foreskrifter/201640-om-journalforing-och-behandling-av-personuppgifter-i-halso–och-sjukvarden/)

 

När kliniken sätter upp sina interna rutiner ger klinikchefen olika typer av tillgång till delar av system eller hela systemet, baserat på en riskanalys som skall dokumenteras och uppdateras kontinuerligt. Om man har exempelvis en receptionist på kliniken bör denna inte ha tillgång till journal då denna inte har rätt att se den informationen då denna inte har något med behandlingen att göra.

I hano-systemet loggas varje aktivitet i journalen, vilket ger behandlaren säkerhet för att säkerheten kring dess system tas om hand. Om det kommer fram ett tillfälle då kunden klagar, är din notering ett bevis på att du gjort rätt, eller underlag till försäkringsbolaget. I händelse av oenighet med etikkommittén kan din journalföring vara den avgörande faktorn.

Hano ger dig möjlighet att i systemet att sätta upp tydliga rutiner för er att följa GDPR vilket innebär att skydda era patienters personuppgifter samt samtycke att få exempelvis utsänt information. Hanos server finns i Norge, och följer därmed GDPR regler om lagring inom EU. Nedan finner ni en checklista som du kan gå igenom för att säkerställa dina rutiner:

https://www.datainspektionen.se/vagledningar/for-dig-som-har-foretag/#checklists

Alt-i-ett journalsystem💻

Som vi nämnde tidigare, tror många människor att ett journalsystem består endast av en journal. Efter många år av utveckling av journalsystem, bör du idag kunna göra allt från en plats. Du bör kunna registrera en ny kund, låta dem boka timmen själv, föra journal och ta betalt från samma system. Genom att använda ett webbaserat journalsystem har du tillgång till din information var du än befinner dig.

Att kunna kommunicera med dina kunder är en viktig funktion som bör vara möjlig i ett modernt system. Oavsett om det gäller marknadsföringsaktiviteter eller påminnelser och bekräftelser, bör du kunna komma i kontakt med dina kunder via journalsystemet. Detta kan göras genom att antingen skicka ett SMS eller e-post-automatiskt eller manuellt.

Skulle det inte vara trevligt om du kunde veta om du arbetar effektivt? Med hjälp av rapporter och statistik kan du se hur det går för driften av kliniken och skapa en strategi för framtiden.

Om du har några frågor om journalsystemet, vänligen kontakta vår försäljningsavdelning 🙂

💜Varför Hano

  • Journalsystemet för terapeuter i Norden med troligtvis flest användare
  • 20 år av utveckling för att effektivisera ditt administrativa arbete
  • Det kompletta systemet med bokning, journal och kassa – som kan anpassa till just dina behov
  • Det trygga valet som följer socialstyrelsen & skatteverkets regler och krav
  • Journal och formulär med krypterad tillgång
  • Anpassad till att följa GDPR
  • Support per e-post och telefon från 8-17
  • Personlig utbildning så du blir mest effektiv i ditt arbete
  • ”Mest funktionalitet för pengarna” för bäst pris
  • Spara tid genom att ge revisorn en förenklad inloggning till dina rapporter
  • Integreringar
  • Vi hjälper dig med import av kunder och journaltext till Hano
  • Möjlighet till snabb ”Call to action” med modern och professionell online bokning, låt kunderna boka själva och ändra bokningarna online så du lägger kraft på rätt saker
  • Få ut färdiga filtrerade listor för marknadsföring
  • Ladda ner dina egna data i CSV format utan kostnad om du en dag vill exportera din data
  • 3 månaders uppsägningstid

KOM IGÅNG

Prova en demo idag

Vi vet att det kan vara svårt att fatta ett beslut – så vi erbjuder en demo så att du kan prova systemet innan du gör det viktiga valet.

Om du fortfarande har frågor, kontakta vår försäljningsavdelning via telefon, email eller chatt.

Jag godkänner Hanos privacy policy

Hej! Vill du lära dig mer om Hano?

Vi skickar information direkt till din inkorg!

Tack för din förfrågan